8 employés sur 10 se sentent débordés et surchargés de travail

Pour la plupart des salariés, le travail est différent aujourd’hui de ce qu’il était il y a quelques mois et il ne s’agit pas de travailler à domicile. Une nouvelle étude réalisée par VitalSmarts montre que 58,6 % des employés ont connu soit une réduction, soit une restructuration qui a modifié la dynamique et la taille de leur équipe. Et l’impact de ces changements fait que les gens se sentent dépassés et désengagés.

Selon l’étude menée auprès de 1 292 personnes, 82 % des personnes interrogées estiment que lorsque leurs équipes sont restructurées ou réduites, la charge de travail n’est pas réduite, mais que l’on demande simplement aux gens de faire plus avec moins. Plus précisément, les cinq principales conséquences que les gens ont connues à la suite de changements d’équipe sont les suivantes :

• Assumer plus de travail, en plus de leurs responsabilités actuelles (20,3 %)
• Travailler plus longtemps (16,5 %)
• Perte d’énergie et d’engagement dans leur travail (15,6 %)
• Ils ont agi si rapidement qu’ils ont perdu de vue leurs priorités (13,7 %)
• Le sentiment que leur « vrai travail » s’est noyé dans une mer de tâches urgentes d’autres personnes (12,9 %)

Et les données indiquent que même pour ceux qui ont évité une réduction ou une restructuration, la vie au travail reste plus difficile que jamais. Les défis les plus courants auxquels les gens sont confrontés – indépendamment des changements au sein de leur équipe – vont du manque de concentration et de l’encombrement mental accru à une anxiété inhabituelle et au sentiment d’être dépassé, en passant par le manque de temps et le débordement de la boîte de réception électronique.

Mais en fin de compte, les chercheurs affirment que la plus grande préoccupation est que les gens semblent manquer des compétences clés en matière de productivité qui les aideront à gérer avec succès leur charge de travail lorsqu’on leur demande de faire plus avec moins. Ce sont les gens qui ont le plus de mal à le faire :

• Dire « non » lorsqu’ils ont atteint le seuil de leur projet (51,9 %)
• Négocier leur charge de travail selon les besoins (33,6 %)
• Gérer les demandes urgentes afin qu’elles ne prennent pas le dessus sur leur liste de tâches (29,4 %)
• Renégocier en toute confiance les engagements et les attentes avec leur responsable (29,3 %)
• Prendre du temps sur la semaine pour examiner les projets de travail, les tâches et faire des plans (27,2 %)

Justin Hale, chercheur à VitalSmarts, affirme que la combinaison de la demande de faire plus avec moins, et le manque général de compétences en matière de productivité pour gérer une charge de travail accrue est la tempête parfaite.

Le COVID-19 a poussé le rythme et l’intensité du travail à des niveaux insoutenables », déclare M. Hale. « Lorsque vous sentez que vous avez plus à faire que ce que vous pouvez accomplir de façon réaliste, il est tout à fait naturel d’être stressé et débordé. Les personnes qui n’apprennent pas quelques stratégies clés pour gérer leur charge de travail et renégocier leurs engagements sont vouées à un épuisement professionnel épique.

Heureusement, les organisations ne sont pas totalement inconscientes des conséquences d’un changement radical et difficile. Si les dirigeants ne font pas de grands efforts pour réduire ou réévaluer la quantité globale de travail restant à la suite des changements structurels, ils s’efforcent néanmoins d’en atténuer l’impact. Parmi les cinq principales actions mises en œuvre par les dirigeants à la suite d’une restructuration ou d’une réduction, on peut citer :

• Permettre aux membres de l’équipe de prendre des congés en fonction des besoins ou des demandes pour rester mentalement lucides et engagés (17,9 %)
• Encourager ou soutenir les gens à dire non à un travail qui n’est pas essentiel (11,9 %)
• Réduire le nombre de réunions (11,7 %)
• Trouver des moyens créatifs de faire participer les membres de l’équipe débordés (9,6 %)

Créer une vision claire pour les travaux les plus importants/critiques (9,3 %)
Selon M. Hale, ces changements dans la façon dont on nous demande de travailler sont utiles, mais finalement insuffisants. C’est aux individus d’apprendre à gérer leur charge de travail.

« La clé pour faire plus avec moins n’est pas de travailler plus longtemps, plus vite ou plus dur », dit Hale. « Il ne s’agit pas seulement de faire plus. Il s’agit de faire plus de bonnes choses et de trouver des moyens de renégocier ou de redéfinir les priorités des tâches moins critiques. Il s’agit de travailler plus intelligemment, pas plus dur ».

Hale fournit quelques compétences clés pour aborder une charge de travail qui semble écrasante et ingérable. Ces compétences proviennent de Getting Things Done, un cours à la demande qui enseigne les compétences et les principes enseignés dans le livre à succès du New York Times de David Allen.

5 Compétences pour faire plus avec moins de temps et de ressources

1. Rassemblez tout ce qui retient votre attention. Rassemblez tous les engagements, tâches, idées et projets dans un lieu extérieur plutôt que de les garder dans votre tête. Utilisez seulement quelques « outils de capture » que vous gardez avec vous en permanence, tels que des listes, des applications, des courriels, etc.
2. Faites un audit des engagements. Rassemblez tous vos engagements sur une seule page. Ensuite, parcourez la liste et décidez quels engagements vous allez faire, que vous allez refuser et que vous allez renégocier. Il n’est pas possible de tous les faire dans le temps imparti ; soyez réaliste quant à ce que vous pouvez faire et à ce que vous ferez.
3. Identifiez les prochaines actions. La plupart des gens sont encore plus dépassés par leur liste car elle est remplie de choses vagues comme « Budget » ou « Événement 2020 ». Ces grands projets nous repoussent plutôt que de nous motiver à agir. Clarifiez vos tâches jusqu’à la toute prochaine action ; le plus petit comportement que vous adopterez pour commencer à avancer vers la fin. Parfois, la clé pour rompre une habitude de procrastination est de réduire l’action jusqu’à ce que vous en ayez envie.
4. Faites davantage de bonnes choses en réfléchissant aux bons moments. Plutôt que de plonger dans votre boîte de réception désordonnée dès le début, prenez deux minutes pour revoir votre calendrier et vos listes d’actions. Cette réflexion vous permettra de prendre les meilleures décisions quant à l’utilisation de votre temps.
5. Passez en revue votre calendrier chaque semaine. Organisez chaque semaine une réunion consacrée et non négociable avec vous-même pour vous resynchroniser, vous tenir au courant et aligner votre travail et vos projets quotidiens sur vos priorités de haut niveau.