Un Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) est le logiciel le plus utilisé en RH. Dans article, nous donnerons un aperçu de ce qu’est un SIRH, de ses avantages, de ses principales fonctionnalités, la mise en place du SIRH et de tout ce que vous devez savoir pour avoir une compréhension de base du SIRH.
Qu’est-ce qu’un SIRH ?
Un SIRH, également connu sous le nom de système d’information sur les ressources humaines ou de système de gestion des ressources humaines (SGRH), est essentiellement une interface entre les ressources humaines et les technologies de l’information par le biais d’un logiciel RH. Cela permet aux actions et processus RH de se dérouler par voie électronique.
En d’autres termes, un SIRH peut être considéré comme un moyen, par le biais d’un logiciel, pour les entreprises, grandes et petites, de prendre en charge un certain nombre d’activités, y compris celles liées aux ressources humaines, à la comptabilité, à la gestion et à la paie. Un SIRH permet à une entreprise de planifier plus efficacement ses coûts de ressources humaines, de les gérer et de les contrôler sans avoir à y consacrer trop de ressources.
Dans la plupart des cas, un SIRH permet également d’accroître l’efficacité de la prise de décision en matière de RH. Les décisions prises devraient également gagner en qualité et, par conséquent, la productivité des employés et des managers devrait augmenter et devenir plus efficace.
Quels sont les avantages d’un SIRH ?
Le service des ressources humaines d’une organisation est considéré comme hautement crucial pour l’ensemble de celle-ci. Ses nombreuses fonctions servent de support à l’entreprise en fournissant tout, de la main-d’œuvre qualifiée et talentueuse aux services de formation à la gestion, en passant par les possibilités de valorisation des employés, etc. La main-d’œuvre étant la principale dépense de la plupart des organisations, les ressources humaines aident les entreprises à tirer le meilleur parti de cet atout important.
Cependant, pour fonctionner de manière optimale, les services des ressources humaines doivent disposer des bons outils et des bonnes ressources. Un SIRH peut être utilisé au sein du département pour aider les employés et les gestionnaires des ressources humaines à améliorer leur productivité et les résultats de leurs efforts.
Améliorer la productivité des RH
Bien que les caractéristiques du SIRH profitent à l’organisation de nombreuses façons, l’un des avantages les plus importants de tous les SIRH concerne la capacité du logiciel à améliorer la productivité des employés des ressources humaines. Ces logiciels sont très précis et sont conçus pour améliorer et accélérer les efforts des employés des RH de plusieurs façons. Par exemple, ils peuvent aider au recrutement en simplifiant le processus de collecte des CV, en examinant les informations sur les candidats et plus encore.
Les systèmes SIRH peuvent également être utilisés pour améliorer la productivité liée à la gestion financière par le biais des tâches de traitement de la paie et de l’administration des avantages sociaux. Ces tâches et d’autres tâches connexes peuvent nécessiter de nombreuses heures de travail chaque semaine. Cependant, le temps et les efforts nécessaires à leur réalisation peuvent être considérablement réduits lorsque certaines de ces tâches sont automatisées par un système SIRH. Des tâches qui auraient pu nécessiter de nombreuses heures de travail peuvent éventuellement être accomplies très rapidement et facilement, voire même automatiquement grâce au logiciel.
Réduire les erreurs et maintenir la conformité
De nombreuses tâches liées aux ressources humaines sont très réglementées, et de ce fait, même une erreur mineure de la part d’un employé des ressources humaines peut entraîner des problèmes juridiques considérables et même des pertes financières pour l’entreprise. Par exemple, lorsque les CV ne sont pas examinés de manière juste et équitable au cours du processus d’embauche, un procès peut s’ensuivre. Un SIRH peut fournir des conseils pour éviter ces types de problèmes avant qu’ils ne s’aggravent.
Lorsque vous considérez les avantages d’un SIRH pour votre organisation, la capacité à réduire les problèmes et autres erreurs liées à la négligence humaine ou à d’autres facteurs peut être considérable. En outre, d’autres avantages du SIRH sont liés aux questions de conformité. Certains logiciels sont conçus pour vérifier la conformité à des règles et réglementations spécifiques, ce qui permet de s’assurer plus facilement que votre entreprise est en conformité avec ces lois et réglementations. En fin de compte, cela peut améliorer la réputation de l’entreprise et contribuer à éviter les sanctions.
Réalisation d’analyses
La réalisation d’analyses et la révision des mesures liées à divers aspects de l’organisation peuvent contribuer à une meilleure prise de décision et à la détection de tendances. Par exemple, le service des ressources humaines est chargé d’analyser les coûts de recrutement et de calculer le taux de rotation dans les différents services. Les résultats de ces calculs peuvent être utilisés pour prendre des décisions commerciales importantes et pour élaborer des stratégies visant à faire progresser l’organisation sur la voie du succès.
« …créer des rapports professionnels sur les mesures et les analyses qui peuvent aider les professionnels des RH à repérer les problèmes en un clin d’œil. »
Homme et femme regardant des tableaux de bord et des statistiques d’entreprise à une table.
Les outils analytiques du SIRH donnent aux employés des RH la possibilité d’effectuer de nombreux calculs pertinents avec rapidité. Les employés peuvent collecter les données nécessaires dans un court laps de temps, puis analyser toutes ces données de manière concise et efficace. Certains logiciels sont conçus pour créer des rapports professionnels sur les mesures et les analyses qui peuvent aider les professionnels des RH à repérer les problèmes en un clin d’œil.
Une fois que le système d’information sur les ressources humaines a été mis en place, les entreprises peuvent immédiatement profiter de nombreux avantages du SIRH. Il existe plusieurs types de systèmes SIRH disponibles à l’achat, et chacun d’entre eux peut offrir différentes caractéristiques et fonctions. Les entreprises doivent examiner attentivement les différents systèmes, fournisseurs et fonctions disponibles afin de trouver le programme qui convient à leurs besoins et à leur budget.
Principales fonctionnalités des logiciels SIRH
Bien qu’il existe de nombreux systèmes SIRH sur le marché, la plupart d’entre eux intègrent ces caractéristiques clés.
Système de suivi des candidats
Un système de suivi des candidats ou ATS pour Applicant Tracking System, facilite le recrutement en regroupant les informations sur les candidats, les offres d’emploi et les entretiens en un seul endroit. L’ATS peut également améliorer l’expérience du candidat en simplifiant le processus de candidature et en améliorant les flux de travail des recruteurs, afin qu’ils puissent contacter les bons candidats plus rapidement. Un système de gestion des candidatures comporte une base de données consultable qui vous permet de rechercher d’anciens candidats susceptibles de convenir à votre entreprise et de les contacter, ce qui vous permet d’économiser de l’argent sur les offres d’emploi.
Intégration des nouveaux employés
L’intégration des nouveaux employés est un processus qui prend du temps, mais un SIRH peut le simplifier et le rendre plus facile. Le logiciel peut envoyer automatiquement les documents relatifs aux nouvelles recrues, inviter vos nouveaux employés à se connecter aux sites ou applications nécessaires, et collecter les informations relatives aux prélèvements fiscaux et aux salaires. De nombreuses plateformes SIRH incluent également des fonctions de gestion de l’apprentissage pour rendre la formation plus facile et plus efficace. En automatisant ces processus, un SIRH réduit la charge de travail de votre personnel RH et améliore l’expérience des nouveaux employés.
Suivi du temps et des présences
Les logiciels SIRH devraient inclure le suivi des heures et des présences afin de simplifier la paie et les demandes de congé. De nombreuses plates-formes comprennent un portail en libre-service où les employés peuvent demander des congés, suivre le nombre de congés payés qu’il leur reste et voir leurs heures pour la semaine. En mettant ces informations à la disposition des employés, vous pouvez réduire le temps que le personnel des RH doit passer à répondre aux questions à ce sujet.
Gestion de la paie
Les fonctionnalités de paie d’un SIRH fonctionnent avec le suivi des heures et des présences pour faciliter le jour de la paie. Elle extrait et consolide automatiquement les feuilles de temps pour payer vos employés horaires avec précision. Il calcule aussi automatiquement les taxes et les avantages sociaux pour retenir le montant correct. De nombreux systèmes de paie comprennent un portail libre-service où les employés peuvent télécharger leurs reçus ou leurs kilométrages pour être remboursés et consulter leur fiche de paie.
La mise en place d’un SIRH en 6 étapes
Nous pourrions écrire de nombreux articles sur l’implémentation d’un SIRH. Pour cet article, nous allons donner un aperçu de base. La mise en place d’un logiciel peut être divisée en plusieurs étapes.
- Recherche. Commencez votre implémentation en découvrant ce que vos différentes parties prenantes attendent d’un SIRH. Sur la base de ces exigences, vous pouvez créer une liste de fournisseurs potentiels. Vous pouvez ensuite inviter ces fournisseurs à faire des propositions. Idéalement, à la fin de cette phase, vous avez choisi un fournisseur SIRH approprié.
- Planifier et mettre en place. Dans cette phase, vous choisissez un partenaire de mise en application, créez un groupe de pilotage et une équipe de mise en application. Le groupe de pilotage est généralement composé de représentants du fournisseur de SIRH choisi, du directeur des ressources humaines de votre organisation, du chef de projet interne et, de préférence, d’un utilisateur senior de votre entreprise (facultatif). La principale responsabilité de l’équipe d’implémentation est de travailler sur les tâches quotidiennes qui découlent de l’implémentation.
- Définir et concevoir. À ce stade, vous devez préciser vos groupes d’utilisateurs et définir vos processus et flux de travail. Définissez les exigences fonctionnelles et techniques de l’infrastructure, du système et de la sécurité de votre SIRH. Notez également que vous devrez peut-être intégrer votre SIRH à d’autres systèmes existants au cours de cette phase.
- Configurer et tester. Dans cette étape, vous devez créer une équipe de test de base pour tester votre nouveau SIRH et fournir un feedback sur les améliorations potentielles. Ensuite, vous devez également créer un test d’acceptation par les utilisateurs, au cours duquel vous pouvez faire appel à un certain nombre d’utilisateurs pour fournir un retour final.
- Former et communiquer. Avant la mise en ligne, vous devrez préparer un programme de formation pour votre personnel technique, un plan de communication, une page de Foire aux questions, ainsi que d’autres documents d’assistance.
- Déployer et maintenir. Une fois que tous vos processus de support sont en place, vous pouvez officiellement lancer votre SIRH. N’oubliez pas de recueillir en permanence les réactions et de mettre à jour votre matériel de formation en fonction de l’évolution des systèmes. Une communication constante et précise est essentielle.
En suivant ces six étapes, vous pourrez sélectionner et mettre en place le meilleur SIRH pour votre entreprise.
Mon Intranet : Une solution fiable et efficace
Les logiciels SRH font partie des logiciels les plus appréciés et utilisés par les RH : ils permettent effectivement de faciliter les actions entreprises par les RH et de rendre le travail plus simple et productif, en les faisant prendre en charge par un système efficace : le logiciel RH Mon Intranet est un SIRH modulaire qui se compose de 6 modules avantageux et pratiques qui faciliteront vos actions :
- Gestion des congés
Mon Intranet permet de gérer et organiser les congés selon des calculs et permet de donner plus facilement les bonnes dates pour les congés.
- Gestions des frais de déplacement
Les frais de déplacement peuvent aussi être confiés à Mon Intranet, qui évalue toutes les informations nécessaires.
- Annuaire interne
Le logiciel prend en charge le traitement de l’annuaire interne et collecte ce qu’il y a de plus important et assure un gain de temps considérable dans l’organisation des profils.
- Gestion des achats
Tout comme la gestion des frais, Mon Intranet garanti également les opérations administratives des achats.
- Dossiers RH de l’employé
Le logiciel Mon Intranet se charge de gérer les dossiers RH : traitement des informations, intégration, envoi de documents importants, recueillement des besoins des employés.
- Time tracking
La gestion du temps sera assurée par Mon Intranet, qui calcule automatiquement toutes les données liées aux heures de travail, à la présence ou absence des employés.
J’espère que cet article vous a donné un bon aperçu de ce qu’est un SIRH, de ses principales fonctionnalités et de la manière de mettre en œuvre un tel système. Si vous avez des questions spécifiques, n’hésitez pas à les poser dans les commentaires !
