Une assistante de direction performante connaît l’importance d’une communication concise. Lorsque vous souhaitez recruter une assistante de direction, vous attirerez de nombreux candidats de qualité si vous rédigez une offre d’emploi succincte et convaincante. Les chercheurs d’emploi aiment voir comment leurs efforts auront un impact et ce que c’est que de travailler pour votre entreprise. Détaillez vos valeurs, vos attentes et vos qualifications de manière à vous différencier des centaines d’autres offres d’emploi qu’ils rencontreront. Soyez concret et réaliste.
Que fait une assistante de direction ?
Les dirigeants ont souvent besoin d’une aide ciblée pour les tâches quotidiennes et la communication. Dans toute organisation, les assistants de direction gèrent une variété de tâches tout en servant de point de contact entre les cadres et les employés. Ce poste exige d’excellentes aptitudes à la communication, de la flexibilité, une organisation proactive et de l’efficacité, avec des exigences et des attentes susceptibles de changer tous les jours.
Les meilleurs assistants administratifs peuvent travailler dans n’importe quel secteur, avec la capacité d’apprendre rapidement les concepts et les processus. Dans tous les domaines, on attend d’eux qu’ils gardent leur calme face à la pression, tout en assurant le bon déroulement et l’efficacité des opérations.
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Exemple de description de poste d’assistante de direction
Description du poste
Chez [CompanyX], nous nous épanouissons lorsque nos employés s’épanouissent. Nous sommes actuellement à la recherche d’un(e) assistant(e) de direction qui sera la force de soutien de nos dirigeants. La personne idéale pour ce poste est une personne proactive, capable de résoudre des problèmes, dotée de compétences exceptionnelles en matière de communication et d’une attention méticuleuse aux détails. Elle aura une expérience préalable du travail dans un environnement de bureau, de l’exécution de tâches administratives et du soutien à la direction. Compte tenu de la nature changeante du paysage exécutif, nous comptons sur nos assistantes pour faire preuve de flexibilité et de prévoyance, tout en préservant les confidences liées aux systèmes et opérations de haut niveau.
Objectifs de ce poste
- Avec pour principale responsabilité de soutenir le PDG, fournir un soutien à l’équipe de direction selon les instructions, afin de garantir que les buts et objectifs de l’entreprise sont atteints et que les opérations se déroulent efficacement.
- Maintenir et affiner les processus internes qui soutiennent les dirigeants les plus hauts placés dans l’ensemble de l’entreprise, en coordonnant les ressources internes et externes pour accélérer le flux de travail.
- Gérer la communication entre la haute direction et les employés, en assurant la liaison avec les cadres internes et externes pour divers projets et tâches.
- Planifier et orchestrer le travail pour s’assurer que les priorités des cadres supérieurs sont respectées, que les objectifs de l’organisation sont atteints et que les meilleures pratiques sont respectées.
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Responsabilités quotidiennes et mensuelles
Gérer l’emploi du temps professionnel et personnel du PDG, y compris les agendas, le courrier, les e-mails, les appels, les préparatifs de voyage, la gestion des clients et d’autres aspects organisationnels de l’entreprise.
- Organiser une programmation complexe et une gestion étendue du calendrier, ainsi que la gestion du contenu et du flux d’informations aux cadres supérieurs.
- Gérer, organiser et préparer les déplacements des dirigeants et les activités connexes, y compris les réservations d’hôtel, le transport et la coordination des repas.
- Assurer un soutien administratif et de bureau, tel que la dactylographie, la prise de notes, la création de feuilles de calcul, l’envoi de fax et la gestion du système de classement et de la base de données des contacts.
- Maintenir le professionnalisme et la stricte confidentialité de tous les documents, et faire preuve de discrétion lors des contacts avec l’entreprise.
- Organiser les communications de l’équipe et planifier les événements, tant en interne qu’à l’extérieur.
Compétences et qualifications
- 4 ans d’expérience dans un rôle administratif relevant directement de la gestion supérieure
- Excellentes aptitudes à la communication écrite et verbale
- Excellentes compétences en gestion du temps et capacité à organiser et à coordonner plusieurs projets à la fois.
- Maîtrise de Microsoft Office et d’autres outils de productivité bureautique, et aptitude à apprendre de nouveaux logiciels et systèmes.
- Esprit d’équipe flexible, prêt à faire ce qu’il faut pour que le travail soit fait ; adaptable et aimant les défis.
- Capacité à préserver la confidentialité de l’entreprise
Qualifications souhaitées
Expérience de la supervision des budgets et des dépenses
Expérience de l’élaboration de processus internes et de systèmes de classement
