Avoir sa propre assistante personnelle peut sembler être un rêve devenu réalité.
Qui ne voudrait pas travailler aux côtés d’une personne dont le rôle principal est de vous aider à réussir professionnellement ?
Les assistantes de direction peuvent certainement être des sauveuses professionnelles. Elles assument de nombreux rôles différents, en prenant en charge des tâches telles que la planification des rendez-vous des cadres, le travail administratif et parfois même les courses personnelles.
Si vous engagez un assistant professionnel au bon moment et dans les bonnes conditions, il peut potentiellement vous faire gagner des heures de travail chaque jour.
Cependant, si vous ne vous situez pas au bon moment pour embaucher, une assistante de direction peut se transformer en un casse-tête ou, au pire, en une erreur coûteuse.
Nous allons passer en revue ci-dessous les trois principaux signes indiquant que le moment est venu d’engager une assistante de direction.
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Vous vous sentez submergé par les responsabilités.
Une augmentation significative du stress lié au travail est généralement le premier signe, et peut-être le plus évident, qu’il est temps de trouver une assistante de direction.
Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, les nouvelles responsabilités s’accumulent. Les tâches que vous aviez l’habitude de gérer facilement commencent à être délaissées.
C’est à ce moment-là que de nombreux dirigeants commencent à perdre le contrôle de leur emploi du temps et de leur liste de choses à faire. Ils risquent de manquer des réunions, d’arriver en retard à cause d’une erreur de programmation ou d’oublier des tâches importantes. Au fur et à mesure que leurs responsabilités augmentent, ils se rendent compte qu’on a de plus en plus besoin d’eux à deux endroits à la fois.
En raison des exigences croissantes, les dirigeants sont confrontés chaque matin à une journée de travail de plus en plus chaotique. Cela pousse de nombreux dirigeants à passer en mode survie. En mode survie, ils ne peuvent pas s’affranchir des tâches quotidiennes pour travailler sur le travail de direction à grande échelle dont les entreprises ont besoin pour prospérer.
Les principales responsabilités d’une assistante de direction consistent à atténuer ce type de stress. Bien que votre assistante puisse être formée pour apporter son aide là où un dirigeant en a le plus besoin, nombre d’entre elles se spécialisent dans la prise de rendez-vous et le tri des demandes afin que les dirigeants n’aient pas à traiter chaque demande personnellement. Ce filtre est souvent l’astuce secrète pour ramener les responsabilités à un niveau gérable.
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Vous pouvez vous le permettre (et comprendre le retour sur investissement potentiel)
Bien sûr, il vous faudra plus que du stress au travail pour justifier le recrutement de la nouvelle assistante de direction. Vous devez également vous assurer que vous pouvez la payer.
L’augmentation des responsabilités qui incite les dirigeants à rechercher des assistantes de direction est généralement liée à la croissance de l’entreprise. Et cette croissance s’accompagne généralement d’un afflux de liquidités supplémentaires qui incite les entreprises à embaucher de nouveaux collaborateurs.
Cependant, la croissance qui vous stresse actuellement pourrait ne pas durer longtemps. Vous devez analyser votre croissance et son caractère durable afin de déterminer le montant dont vous disposez pour une embauche à long terme.
Comme pour toute autre nouvelle embauche, il y aura également une courbe d’apprentissage pour une nouvelle assistante de direction. Il peut s’écouler plusieurs mois avant que celle-ci ne soit en mesure de travailler à plein régime. Pendant ces mois, vous devrez probablement consacrer une bonne partie de votre temps (limité) à sa formation. Gardez cela à l’esprit lorsque vous déterminez le montant que vous pouvez vous permettre de payer.
Bien entendu, le montant du salaire variera en fonction du niveau d’expérience de l’assistante que vous engagerez. Si vous ne voulez pas faire autant de formation vous-même ou si vous n’avez pas les ressources nécessaires pour former quelqu’un, il peut être nécessaire de dépenser plus pour une assistante plus expérimenté.
Le temps de formation et le salaire requis varieront en fonction de la complexité des tâches que vous attendez de votre assistante, comme nous le verrons plus loin.
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Vous savez exactement comment une assistante peut vous aider
Embaucher quelqu’un sans avoir une idée précise de ses responsabilités est une grave erreur et cela s’applique certainement aussi à l’embauche d’un assistante de direction.
Nous avons tous tendance à sous-estimer le temps qu’il faut aux autres pour apprendre les tâches que nous considérons comme acquises, même les choses que nous considérons comme une seconde nature, comme fixer des rendez-vous en fonction de nos préférences uniques. Si vous n’êtes pas clair sur ce que vous attendez de votre assistante chaque jour, vous vous exposez à de nombreuses frustrations.
La plupart des dirigeants commencent par externaliser les tâches les plus répétitives, comme le traitement des papiers (factures et demandes de congés des employés) ou la production de rapports à analyser. Toute tâche qui peut être décomposée en une simple liste d’instructions écrites est idéale pour un nouvel employé.
Soyez attentif à la façon dont vous passez votre temps chaque jour pour déterminer les tâches que vous pouvez le plus facilement confier à un assistant. Vous pouvez même tenir un journal de bord pour savoir quelles sont les tâches qui interrompent votre flux et prennent un temps inattendu.
Une fois que vous aurez dressé la liste des tâches à externaliser, vous constaterez peut-être que certaines de vos tâches les plus répétitives et perturbatrices peuvent être rationalisées ou éliminées sans l’aide d’une assistante. Par exemple, vous déciderez peut-être que vous pouvez modifier votre emploi du temps ou changer les procédures internes. Ou bien ces tâches pourraient être prises en charge par des logiciels plus rentables, comme la comptabilité et la paie.
Attendez, pour engager une assistante de direction, d’être sûr d’avoir du travail pour elle sur le long terme. Envisagez d’embaucher une assistante à distance ou à temps partiel si vous constatez que vous n’avez pas assez de travail pour un employé à temps plein, sur place. Il est préférable de commencer par un travail limité et de faire passer progressivement la charge de travail d’une personne à temps plein plutôt que d’engager une personne à temps plein et de devoir la licencier brusquement en raison de problèmes de trésorerie.
