Qu’est-ce qui fait une excellente assistante de direction et comment la repérer ? Ces questions d’entretien vous aideront à identifier les capacités et les prouesses de votre prochaine assistante de direction. Vous trouverez ici des questions qui vous aideront à évaluer les compétences techniques, les aptitudes comportementales et les compétences générales d’un candidat.
- Compétences techniques : Utilisez ces questions pour identifier les connaissances et les capacités techniques d’un candidat.
- Comportemental : Utilisez ces questions pour déterminer comment un candidat a géré des situations dans le passé.
- Compétences générales : Ces questions permettent d’évaluer les traits de caractère et les aptitudes cognitives d’un candidat.
Découvrons maintenant les principales questions a poser aux candidats pour le poste d’assistante de direction. Pourquoi sont-elles importantes et ce que vous devez écouter.
Comment décririez-vous vos compétences informatiques ? Quels logiciels avez-vous utilisés pour améliorer votre productivité, votre précision et votre organisation ?
Pourquoi cette question est-elle importante ?
Avec cette question, vous cherchez à savoir si le candidat maîtrise les logiciels les plus récents et s’il est capable de s’adapter rapidement et sans problème aux nouveaux systèmes. Les assistantes de direction sont en première ligne de tous les besoins de communication de l’entreprise, créant des rapports de dépenses, des feuilles Excel, des rapports annuels et des courriels et elles doivent être capables d’utiliser au mieux tous les outils à leur disposition.
Ce qu’il faut écouter :
- Les candidats doivent être familiarisés avec un éventail de systèmes de gestion de projets, de plateformes de vidéoconférence et de dispositifs de communication.
- De bonnes réponses montreront que le candidat est prêt et désireux d’apprendre et de maîtriser de nouveaux outils dès qu’ils sont disponibles.
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Quel processus suivriez-vous pour organiser une réunion avec un dirigeant dont on sait bien que le calendrier est difficile à respecter ?
Pourquoi cela est important :
Les assistantes de direction doivent régulièrement faire en sorte que les choses difficiles se réalisent, et les meilleures ne s’arrêteront pas avant d’avoir réussi à rayer toutes les tâches de la liste. Si leur patron leur demande de faire en sorte qu’une réunion ait lieu, la bonne personne ne reculera devant rien pour l’organiser, en essayant diverses stratégies jusqu’à ce qu’elle en trouve une qui fonctionne.
Ce qu’il faut écouter :
- Écoutez les réponses qui montrent que la personne interrogée envisage le défi sous tous les angles et qu’elle a des suggestions concrètes pour plusieurs éventualités.
- Recherchez la créativité, l’assertivité et le professionnalisme, même face à un défi.
Si je vous remettais un rapport confidentiel, qu’en feriez-vous ? Que feriez-vous si un autre responsable vous demandait de le partager ?
Pourquoi cela est important :
Les assistantes de direction ont souvent accès à des informations sensibles et confidentielles, et il est impératif qu’elles comprennent l’importance de les garder privées. Cependant, dans certaines situations, partager ces informations est la bonne chose à faire. Les meilleures assistantes de direction n’ont aucun mal à évaluer la situation et à agir de manière appropriée.
Ce qu’il faut écouter :
- Soyez attentif à une réponse qui montre que le candidat sait que la confidentialité ne signifie pas nécessairement la non-divulgation totale.
- Recherchez une compréhension de la manière de maintenir une confidentialité adéquate et de la manière d’évaluer et de faire des exceptions aux règles.
Racontez-moi une occasion où on vous a demandé d’en faire trop en dehors de l’environnement typique d’une journée de travail. Comment avez-vous répondu à cette demande ?
Pourquoi cela est important :
Il est bon de savoir qu’un(e) assistant(e) de direction sera là pour l’entreprise lorsqu’elle en aura le plus besoin. Les meilleurs candidats montreront donc qu’ils comprennent qu’il est possible de rester tard, d’arriver tôt et de travailler occasionnellement le week-end. Mais l’équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée est également important, et vous voulez savoir si votre candidat est capable de tracer la limite lorsqu’elle doit être tracée.
Ce qu’il faut écouter :
- Cherchez des signes montrant que le candidat est à l’aise pour repousser les limites et suggérer des compromis et des alternatives lorsque cela est nécessaire.
- Des réponses fortes montreront un véritable dévouement au travail, mais pas au détriment du bien-être du candidat.
Décrivez une occasion où vous avez dû reporter une journée entière de réunions en raison de circonstances imprévues.
Pourquoi cette question est importante :
Cette question vous permettra de savoir comment un candidat s’adapte au changement. Il n’y a rien de plus frustrant pour une assistante de direction que de voir un programme joliment chorégraphié tomber à l’eau, surtout à la dernière minute. Mais cela arrive de temps en temps, et c’est leur travail de ramasser les morceaux et de les réassembler pour en faire un autre chef-d’œuvre.
Ce qu’il faut écouter :
- Recherchez des candidats qui conservent une attitude positive, même lorsque les choses ne se déroulent pas comme prévu.
- Cherchez des preuves que le candidat aime remettre de l’ordre après un bouleversement inattendu.
Parlez-moi d’une occasion où vous avez dû dire non au nom de votre patron et où cela n’a pas été facile.
Pourquoi cela est important :
Souvent, il n’y a pas assez d’heures dans la journée pour que le patron puisse parler à toutes les personnes qui demandent son attention, alors il incombe à son assistant de direction de refuser certaines personnes. Pour être un gardien efficace, votre nouvelle recrue doit faire preuve de fermeté tout en maintenant des relations de travail courtoises, solides et professionnelles avec toutes les personnes avec lesquelles elle interagit au nom du manager.
Ce qu’il faut écouter :
Les candidats doivent indiquer qu’ils sont à l’aise pour dire non et qu’ils peuvent le faire avec tact.
Les meilleures réponses montreront qu’ils ont pris le temps de comprendre la raison de la demande et d’offrir des suggestions appropriées sur la façon dont le demandeur pourrait atteindre ses objectifs.
Parlez-moi de votre dernier emploi d’assistante de direction ou d’administrateur. Qu’est-ce qui vous a plu dans ce travail ? Quels ont été vos principaux points faibles ?
Pourquoi c’est important :
Il est impératif que vous trouviez une assistante de direction qui corresponde à la culture de votre bureau et de votre organisation. Renseignez-vous sur la culture d’entreprise qu’elle a connue dans son dernier emploi et vérifiez si elle s’épanouira dans votre bureau. S’ils préfèrent le calme, par exemple, et que votre bureau est bruyant et animé, ils pourraient avoir du mal à se concentrer.
Ce qu’il faut écouter :
- Recherchez des candidats qui se concentrent sur les points positifs et discutent des aspects négatifs du travail de manière réfléchie, plutôt que de paraître ennuyés.
- Si les aspects qu’ils n’aimaient pas dans leur dernier emploi font partie intégrante de ce poste, il est probable qu’il ne soit pas fait pour eux.
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Quels sont les trois mots qui caractérisent une excellente assistante de direction ?
Pourquoi est-ce important ?
Une excellente assistante de direction est très consciente d’elle-même, et sa réponse vous indiquera probablement les compétences professionnelles qu’elle considère comme ses points forts. Elle vous donnera également une idée des aspects du travail qu’elle considère comme les plus importants, qu’il s’agisse de générer de l’efficacité ou de faciliter la vie de son patron.
Ce qu’il faut écouter :
- Recherchez les réponses qui correspondent aux caractéristiques les plus importantes pour votre organisation.
- Si vous obtenez trois mots (et seulement trois mots), vous savez que vous avez une personne qui sait écouter et prendre des décisions.
Selon vous, qu’apporte une assistante de direction à une entreprise ?
Pourquoi cela est important :
Cette réponse vous en dira long sur la passion et la motivation du candidat. Le rôle de l’assistante de direction évolue au fil du temps, passant de quelqu’un qui se contente de programmer des réunions, de prendre des notes et de répondre au téléphone à un employé qui joue un rôle plus stratégique dans l’entreprise. Vous devez être sûr que votre nouvelle recrue obtiendra ce qu’elle veut de ce travail, sinon elle risque de partir.
Ce qu’il faut écouter :
- Écoutez les réponses qui correspondent à ce que le poste offre aux candidats.
- Une réponse élevée peut indiquer que le candidat se considère davantage comme une passerelle que comme un gardien.
Quelques conseils utiles pour vous aider à passer et à réussir votre entretien
Avoir une idée sur toutes les questions qui vont être posées lors de l’entretien augmente considérablement vos chances de réussite puisque vous savez à quoi vous en tenir. Vous devez savoir qu’il ne suffit pas de savoir répondre aux questions pour avoir cette place, cela n’est pas suffisant. En effet, vous aurez sûrement un très grand nombre de concurrentes et le niveau de chacune sera à la hauteur. Il vous faut donc montrer que vous êtes la personne dont la société a besoin. Voici quelques conseils supplémentaires qui apporteront un plus.
La plus importante ? Certainement la ponctualité. Soyez ponctuelle à votre rendez-vous ! Si vous arrivez à l’heure, si votre timing est parfait, le recruteur ne manquera pas de le remarquer. Vous devez garder en tête qu’il s’agit du poste d’assistante. La politesse est également d’une importance capitale : soignez bien la façon de vous tenir et de vous exprimer. Il faut que vous soyez bien présentable et que vous choisissiez avec soin les habits que vous allez porter pour l’occasion.
Prenez le temps de connaître l’entreprise que vous souhaitez intégrer, informez-vous. Vouloir faire partie d’une entreprise signifie la connaître. Enfin, Ayez confiance en vous. La « confiance en soi » vous aidera à faire face au stress et à combattre les sensations d’inconfort. Pensez à lire les conseils de l’ESUP pour préparer un entretien. Vous verrez que le poste d’assistante de direction sera pour vous !
